El home no es Office

Y de repente, todos nos quedamos trabajando en nuestras casas. De un día para el otro, sin previo aviso y sin estar preparados ni nosotros ni las organizaciones, se inició este experimento forzoso de Home Office sin precedentes a escala global. Entonces comenzaron a surgir algunas voces apresuradas por proclamar el fin de las oficinas: “Después de la pandemia todos trabajaremos desde el hogar y los espacios corporativos serán dinosaurios de otra era”.

Nada más alejado de esta profecía. Veamos por qué. Los conceptos de Home Office y teletrabajo no son nuevos. Desde que la tecnología nos ha convertido entrabajadores nómadas, la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento ha sido un hecho y varias empresas han adoptado esta modalidad con resultados diversos, entre los que se cuentan las experiencias poco afortunadas de IBM y de Yahoo.

El poder trabajar productivamente desde el hogar depende de tres factores: la calidad ambiental (contar con un espacio específico, con el mobiliario, la luz, la temperatura y las condiciones de seguridad adecuados), la tecnología (traducida en la calidad de los equipos y la conectividad) y el comportamiento de las personas (que dependerá del temperamento de cada uno y de su capacidad para programar las tareas y las rutinas diarias).

Pero las organizaciones también necesitan cumplir con varios requisitos que hacen a la cultura de cada empresa: confianza en sus colaboradores, comunicación fluida y efectiva y un Management capacitado para gestionar a distancia y centrarse en lo relevante (el cumplimiento de objetivos y no la ocupación de un
puesto de trabajo de 9 a 18 horas).

El hecho es que, ya sea del lado del colaborador o del lado de la compañía, estos factores coinciden solo excepcionalmente. Y aunque existiera la remota posibilidad de que el mundo del trabajo evolucionara hacia una nueva realidad sin oficinas corporativas (cosa bastante improbable) esta nunca será viable, aun si se
concretasen todos los cambios necesarios –tanto culturales como legales– para formalizar la relación laboral.

Esta afirmación se fundamenta en tres circunstancias que hay que considerar:

1. El entorno. Solo unos pocos privilegiados cuentan en sus casas con el espacio adecuado para trabajar en un ambiente seguro, cómodo y libre de interrupciones.
De acuerdo con la encuesta “Criteria” realizada recientemente en Chile, solo el 36% de los encuestados dijo contar con las condiciones necesarias para el teletrabajo.
Otro sondeo británico realizado sobre un grupo de personas que están trabajando actualmente en sus casas (*IES Homeworkers Wellbeing Survey) concluye que en solo dos semanas los participantes tuvieron una significativa declinación en la salud musculo-esquelética, reportaron mayor fatiga y trastornos del
sueño, disminuyeron la actividad física y la calidad de la dieta, junto con un aumento de las preocupaciones emocionales relacionadas con las finanzas, el aislamiento y el balance vida/trabajo.

Esto ya define unas condiciones limitantes ineludibles a la hora de imaginar a toda una fuerza laboral trabajando el 100% de su tiempo desde sus casas.

2. La cultura organizacional. Somos animales gregarios por naturaleza. El aislamiento (que poco tiene que ver con la soledad) enferma a las personas tanto mental como físicamente.

La distancia física conlleva la ausencia del barómetro social que normalmente nos orienta para entender cómo comportarnos ante otras personas y no hay que perder de vista que toda organización funciona como una pequeña sociedad.

Para construir una cultura común es necesario compartir valores e identificarnos como un grupo; conocernos para entender quién es quién, cuáles son nuestros gustos, nuestros miedos, nuestros talentos y nuestro carácter; generar un espíritu de cuerpo, crear una mística y alinearnos detrás de un propósito.

Todos estos ingredientes –que resultan casi imposibles de cimentar remotamente– son el aglutinante invisible de las empresas. Como dice Xavier Marcet: “La cultura organizacional es lo que sucede cuando nadie mira”.

En definitiva, la clave para el logro de los objetivos a largo plazo y la salud de las empresas reside en la identidad y el ADN organizacional. 

3. La necesidad vital de innovación. La tecnología, la globalización, el cambio climático y las nuevas generaciones establecen nuevos paradigmas cada vez con más frecuencia. Las disrupciones acechan detrás de cada esquina y los modelos de negocios caducan a gran velocidad. Las empresas necesitan entender rápidamente esa nueva realidad para adaptarse, reinventarse y mantenerse competitivas. Esta pandemia es un ejemplo brutal.

Es por esto que la palabra “innovación” ha alcanzado el estatus de estrella dentro de las corporaciones. Sin innovación no hay evolución, y está científicamente comprobado que la creación no surge de un genio iluminado en una cúpula de cristal sino del intercambio activo de ideas entre personas con distintas
miradas. En muchas ocasiones, esto sucede en encuentros distendidos y casuales y no solo en espacios de brainstorming con horarios programados.

Si todos nos quedamos en casa, cada uno conectándose por videoconferencia de acuerdo con una agenda preestablecida, la innovación difícilmente florecerá. Esto podría marcar el principio de la decadencia de una empresa y su pérdida de competitividad.

Entonces, ¿para qué vamos a la oficina si podemos trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora? La respuesta es: para encontrarnos. En la reciente encuesta lanzada por Contract Workplaces en Latinoamérica sobre una muestra de más de 2.000 participantes, hay una respuesta en la que coincide una abrumadora mayoría. Ante la pregunta: “Una vez terminada la cuarentena, si pudieras elegir ¿dónde trabajarías?”. El 82% respondió: “Con flexibilidad para optar por el lugar que me resulte más apropiado en cada ocasión”.

Es por esto que, muy probablemente, en un futuro cercano la oficina policéntrica será el nuevo estándar para la mayor parte de nosotros. Podremos trabajar desde casa, en el Headquarter o en terceros lugares tales como: espacios de coworking, cafeterías, bibliotecas u oficinas satélite, de acuerdo a lo que sea más

adecuado y conveniente en cada caso. Esto traerá múltiples ventajas: menor cantidad de desplazamientos de personas, menor huella de carbono, mayor bienestar, mejor balance vida/trabajo y menores costos para las empresas y los empleados junto con equipos más ágiles y productivos.

Por otra parte, hoy las industrias están a merced de mercados volátiles en permanente mutación, lo que hace casi imposible definir cuáles serán las necesidades de espacio que tendrán las compañías en el mediano plazo. Solo unos pocos osados podrían –peligrosamente y a riesgo de equivocarse mucho–
aventurar una respuesta.

Las organizaciones también necesitan cada vez más flexibilidad en cuanto a los metros cuadrados que destinarán de aquí en adelante para albergar sus operaciones. Esto, sumado a la renuencia de incurrir en costos de capital, hace del “Office as a Service” un modelo muy conveniente para los tiempos que corren.

Un espacio listo para usar donde todo el gasto será OPEX, la operación y el mantenimiento vendrán junto con el paquete de servicios y, sobre todo, con la posibilidad de crecer y decrecer con facilidad. "Flexibilidad", es el nombre de la canción.

En una reciente investigación, la consultora JLL apunta que desde 2010 el modelo Flex Office ha venido aumentando en Latinoamérica a un ritmo promedio del 23% anual y proyecta que en 2030 el 30% del stock de oficinas corporativas estaría funcionando bajo esta modalidad. Se estima que después del COVID-19 el proceso se acelerará y este porcentaje quedará muy probablemente retrasado, tanto por la demanda de los colaboradores, como por la necesidad de las empresas.

Sin duda, cuando retornemos a la normalidad, el haber experimentado a la fuerza lo mejor y lo peor del Home Office nos habrá proporcionado lecciones invalorables que deberemos capitalizar para diseñar y construir un mundo (algo) mejor.