Las 10 reglas del home office
¿Qué es Compliance?
Se trata de establecer políticas y procedimientos adecuados y suficientes para GARANTIZAR que una empresa, incluidos sus directivos, empleados y agentes vinculados cumplan con el marco normativo aplicable.
O sea, no sólo las normales legales, como leyes y reglamentos, sino que también deberían incluirse políticas internas, los compromisos con los clientes, proveedores o terceros, y especialmente los CÓDIGOS ÉTICOS que la empresa se haya comprometido a respetar, porque hay muchos casos en los que una actuación PUEDE SER LEGAL PERO NO ÉTICA.
¿Qué es el Teletrabajo o Home Office?, ¿Es legal el Home Office en México?
El Teletrabajo es la forma de organización laboral de las actividades remuneradas, sin la necesidad de que los trabajadores se presenten al sitio de trabajo y usando como soporte las herramientas que se necesiten para hacer su labor.
El Teletrabajo o Home Office es legal en México, porque el pasado 12 de enero de 2021 entraron en vigor las reformas al Artículo 311 de la Ley Federal del Trabajo en materia de Teletrabajo o home office, así como las obligaciones que tanto empleadores como las y los trabajadores deben cumplir. A partir de entonces se reconoce el desempeño de actividades remuneradas en lugares distintos al establecimiento del patrón, por lo que no se requiere la presencia física en el centro de trabajo. La Secretaría del Trabajo emitirá la Norma Oficial Mexicana (NOM), de cumplimiento obligatorio, para regular aspectos de seguridad y salud en esta modalidad.
¿Cómo ser Compliance en esto del Home Office y no morir en el intento?
Las 10 reglas de oro para ser Compliance en el Home Office:
Conocer mis responsabilidades (Patrón, Liderazgo o Equipo Directivo).
Para hacer Home Office se necesita que el patrón conozca lo que contempla la Ley Federal del Trabajo, disposiciones de Seguridad e Higiene, Tecnologías de la Información, Protección de Datos Personales, entre otros.
Que se implementen mecanismos que para la seguridad de la información y datos utilizados por las personas trabajadoras.
Herramientas de Trabajo.
Dar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el teletrabajo. Por ejemplo: el equipo de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras, entre otros.
Asumir los costos derivados del trabajo a través de la modalidad de teletrabajo, incluyendo, en su caso, el pago de servicios de telecomunicación y la parte proporcional de electricidad.
Reglas claras, amistades largas.
Se tiene que establecer una política de Home Office o Teletrabajo, y debe tener las reglas de su funcionamiento, qué es, cuándo inicia, cuándo y porqué se cancela el beneficio.
Capacitación a todos.
Dar a conocer las nuevas reglas, políticas, beneficios y obligaciones. Particularmente, esta capacitación deberá ser específica con el equipo de liderazgo, ya que serán ellos y ellas quienes darán seguimiento y acompañamiento a sus equipos para lograr un efectivo Home Office.
Objetivos de desempeño y monitoreo.
Los objetivos deberán ser SMART es:
Specific (específico)
Mensurable (medible)
Achievable (alcanzable)
Relevant (relevante)
Timely (temporal)
Deben estar documentados para un efectivo seguimiento.
Recibir oportunamente el trabajo y pagar los salarios en la forma y fechas estipuladas.
Respetar el derecho a la desconexión de las personas al término de la jornada laboral.
Promover el equilibrio de la relación laboral de las personas trabajadoras, a fin de que gocen de un trabajo digno o decente y de igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación y seguridad social.
Se deberá observar una perspectiva de género que permita conciliar la vida personal y la disponibilidad de las personas trabajadoras.
Conocer mis responsabilidades (Colaboradores).
Tener la información suficiente sobre la descripción del puesto de trabajo, objetivos y estilo de trabajo.
Conocer las herramientas tecnológicas que la empresa utiliza.
Delimitación de Horario, Lugar y Modo (When, where and how).
Establece un lugar específico para trabajar, quizás la cocina no es la mejor opción.
Vístete para trabajar en casa, es muy probable que la pijama te invite a volver a la cama.
El horario de “oficina” debería ser el mismo de Home Office, no son vacaciones.
Cumplimiento a las políticas, procedimiento y sistemas.
Tener el mayor cuidado con la conservación de los equipos, materiales y útiles que nos den en la empresa
Informar con oportunidad sobre los costos pactados para el uso de los servicios de telecomunicaciones y del consumo de electricidad, derivados del teletrabajo.
Atender las políticas y mecanismos de protección de datos utilizados en el desempeño de sus actividades, así como las restricciones sobre su uso y almacenamiento.
Comunicación Oportuna.
Dudas, inquietudes, malas prácticas, ideas o retroalimentación se debe pedir de manera oportuna. La distancia impide que la empresa tenga visibilidad de las interacciones con el equipo o liderazgo.
Autoaprendizaje.
La pandemia pasará, pero nosotros no seremos los mismos. El mercado laboral tampoco será igual y nuevas competencias serán requeridas. ¿Qué aprendiste hoy?, ¿Qué estás leyendo?, cursos, talleres, webinars, podcasts, audiolibros.
Colaboracion de:
Adriana Peralta
Abogada con especialidad en derecho fiscal. Tiene una Maestría en Derecho de los Negocios por la Universidad de las Américas-Puebla. Está certificada en Compliance e Integridad por la Universidad de Nueva York (NYU).
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