Mapeo de funciones en las Pymes

En otras ocasiones hemos hecho hincapié en lo importante que es para las empresas realizar una planeación estratégica de sus operaciones, para así poder alcanzar el éxito y crecer. En esta ocasión explicaremos un paso que es igual de importante: cómo se organiza el trabajo al interior de un negocio.

Ser una empresa proactiva tiene muchos beneficios, pues en teoría se prepara para diferentes escenarios y así evitar o reducir las complicaciones. Al igual que la planeación, la organización resulta imprescindible para lograr las metas de la empresa. Es necesario que cada uno de los colaboradores este consciente de cuáles son sus funciones y responsabilidades en la ejecución, así como del impacto que tienen sus acciones dentro del ciclo de producción.

La mayoría de las empresas cuentan con un organigrama que muestra someramente quién está en qué puesto y las jerarquías en la línea de mando. Si bien el organigrama es de ayuda, se necesita mucho más para definir la operación. Un funciorama es una herramienta que resulta muy útil, tanto para el líder de la empresa como para los colaboradores. 

El funciograma es un tipo de organigrama que muestra las funciones que tienen a su cargo los colaboradores dentro de un equipo de trabajo. Se centra en mostrar cuáles actividades tienen que realizarse para alcanzar los objetivos organizacionales. 

El funciograma es una estrategia de ejecución. Si en la práctica las actividades no se realizan de forma adecuada, la estrategia se queda solo en una idea y en el camino se pierden recursos valiosos, como el tiempo y el dinero que se invirtió.

Alinear la estrategia con los recursos materiales y humanos adecuados para su ejecución resulta vital para las organizaciones. Para realizarlo con éxito, es necesario realizar un funciograma que establezca lo que se pretende alcanzar como empresa. El equipo de trabajo debe saber cuáles son las responsabilidades de cada elemento, cómo es la secuencia de las funciones y cuál es el eslabón que impide que eso suceda. El funciograma hace muy visible cómo, cuándo y con quién lograr determinados objetivos. 

Con el funciograma a la vista, los líderes pueden transmitir sus ideas e instrucciones a sus colaboradores con total claridad. En otras palabras, explica al equipo lo que se quiere alcanzar y qué se espera de cada integrante para cumplirlo. Esta herramienta también es la base objetiva de las evaluaciones de desempeño y de la identificación de áreas de mejora.

Con un funciorama se dejan de lado las suposiciones, pues se cuenta con información precisa que debe ser del conocimiento de todos.  Cuando un empleado se integra a un equipo de trabajo, el funciograma le ayuda a tener muy claras sus actividades y sabrá cuál es el impacto de su trabajo en el progreso del negocio.

Colaboracion de:

Claudio Kandel

Director de DISI operaciones, ha sido, director de productos financieros en Banco Azteca, director de riesgo de crédito y director de operaciones en HSBC, gerente de marca de "Western Union: Dinero en Minutos" en Elektra, entre otros. Cuenta con amplia experiencia en el sector financiero, tanto en México como en el mundo.